Bilimsel komite tarafından değerlendirilen bildiri özetleri, -Kongre bilimsel sekreterliğince- sunulmak üzere kabul ya da reddedilir.
Bu karar  yazarlara  yazılı olarak iletilmelidir. Hatta kabul edilen özetlerin sunum şekli, belli ise sunum yeri ve zamanı da mektuba eklenmelidir.

Aşağıda akademik toplantılarda kullanmanız üzere mektup örnekleri verilmiştir. Bunları kendi toplantınıza uyarlayabilirsiniz*.